Solutions de conférence

« Meilleures pratiques » pour les téléconférences

Utilisez ces conseils pratiques lors de votre prochaine téléconférence

Avant l'appel

• Assurez-vous que les détails de l'invitation à votre téléconférence sont tout à fait précis
• Indiquez clairement le fuseau-horaire de la téléconférence
• Préparez et distribuez un ordre du jour
• Nommez un « président » ou modérateur qui contrôlera la téléconférence
• Donnez au modérateur une liste des participants attendus
• Préparez votre déclaration préliminaire
• Prévoyez les questions ou enjeux qui pourraient être soulevés
• Réservez votre salle de conférence bien avant la date de la téléconférence
• Vérifiez la qualité sonore du téléphone sans cette salle
• Pour la meilleure qualité sonore mains libres qui soit, utilisez toujours l'équipement de marque PolycomMD ou autre équipement semblable pour les téléconférences

Pendant l'appel

• Placez une affichette « Ne pas déranger » à la porte de la salle de conférence
• Éteignez les téléphones cellulaires et téléavertisseurs et réacheminez à un autre numéro les autres téléphones dans la salle de conférence
• Si possible, éteignez les ventilateurs dans la salle de conférence
• Fermez les fenêtres et les stores pour adoucir le son
• Ayez de l'eau à boire et placez les verres sur des sous-verre
• Placez les documents de la présentation dans des enveloppes en Mylar pour éliminer le bruit du papier
• Placez des sous-verre sous les microphones pour éliminer la vibration
• Si vous portez des boucles d'oreilles longues, enlevez-les pour éviter les sons distrayants
• Assurez-vous de commencer et de terminer la conférence à l'heure prévue
• Ne mettez jamais les participants en attente et ne répondez jamais à un deuxième appel pendant la téléconférence - la musique ou les tonalités pourraient déranger l'appel
• Parlez lentement et clairement
• Commencez l'appel en accueillant les participants et en révisant l'ordre du jour
• Si un appel de noms est approprié, faites-le avec la fonction d'appel de noms automatisée ou demandez au téléphoniste de se charger de cette tâche
• Avant de parler, donnez votre nom et votre emplacement
• Lorsque vous posez une question, dites le nom et l'endroit de la personne à qui vous vous adressez
• Utilisez la fonction de sourdine de votre téléphone lorsque vous ne parlez pas. Si votre téléphone n'a pas cette fonction, appuyez sur *6 pour le mettre en sourdine et encore une fois sur *6 pour enlever la sourdine
• Pour éviter les bruits de fond, évitez les discussions latérales inutiles
• Si votre ligne est déconnectée par mégarde, recomposez immédiatement les numéros d'origine
• Les participants peuvent toujours obtenir l'aide du téléphoniste en composant *0
• Partagez ces conseils avec les autres participants de la téléconférence